Jakie dane są potrzebne do obliczenia śladu węglowego firmy?

Do obliczenia śladu węglowego firmy potrzebne są przede wszystkim dane dotyczące zużycia energii i paliw, transportu, zakupionych materiałów, odpadów, podróży służbowych oraz innych obszarów związanych z działalnością przedsiębiorstwa.

Dokładny zakres danych zależy jednak od rodzaju działalności, liczby lokalizacji, struktury firmy oraz celu przygotowania raportu. Innych informacji będzie potrzebował zakład produkcyjny, innych firma transportowa, a jeszcze innych organizacja prowadząca głównie działalność biurową.

Dlatego profesjonalny projekt nie powinien zaczynać się od wysłania klientowi uniwersalnej listy dokumentów. Najpierw należy poznać działalność firmy, przeprowadzić analizę istotności i określić, które źródła emisji rzeczywiście powinny zostać uwzględnione.

Od czego zależy zakres potrzebnych danych?

Zakres danych powinien wynikać z rzeczywistego sposobu funkcjonowania firmy.

Znaczenie mają przede wszystkim:

• rodzaj prowadzonej działalności,

• liczba zakładów, magazynów i innych lokalizacji,

• struktura organizacyjna i powiązania pomiędzy spółkami,

• wykorzystywane paliwa i źródła energii,

• posiadane pojazdy, maszyny i urządzenia,

• sposób organizacji transportu,

• rodzaj kupowanych materiałów i usług,

• cel przygotowania raportu,

• wymagania klienta, banku, przetargu, centrali lub EcoVadis.

Firma produkcyjna będzie zwykle potrzebowała bardziej rozbudowanego zestawu danych niż niewielkie biuro. Nie wynika to wyłącznie z jej wielkości, ale przede wszystkim z liczby procesów, materiałów, dostawców i potencjalnych źródeł emisji.

Analiza istotności – punkt wyjścia do zbierania danych

Przed rozpoczęciem zbierania informacji należy przeprowadzić analizę istotności.

Jej celem jest określenie, które obszary działalności mogą mieć znaczący wpływ na ślad węglowy firmy i powinny zostać objęte obliczeniami. Pozwala to skoncentrować się na danych rzeczywiście potrzebnych, zamiast angażować pracowników w przygotowywanie dużej liczby dokumentów, które nie będą później wykorzystane.

Podczas analizy bierze się pod uwagę między innymi profil działalności, wykorzystywane materiały, zużycie energii, transport, strukturę zakupów oraz wymagania odbiorcy raportu.

Dopiero na tej podstawie powstaje lista danych dopasowana do konkretnej organizacji.

Spotkanie otwierające projekt

Na początku współpracy przeprowadzamy spotkanie otwierające, podczas którego poznajemy działalność firmy i ustalamy zasady realizacji projektu. To zwykle czas na rozwianie wszelkich wątpliwości Klienta.

Prawidłowe ustalenie zakresu już na początku pozwala uniknąć pominięcia części działalności, podwójnego uwzględnienia tych samych emisji albo zbierania danych, które nie mają znaczenia dla wyniku.

Dane dotyczące paliw i energii

Jednym z podstawowych obszarów są informacje o energii i paliwach zużywanych przez firmę.

Najczęściej analizuje się dane dotyczące:

• energii elektrycznej,

• gazu ziemnego,

• ciepła sieciowego,

• oleju opałowego,

• paliw zużywanych przez samochody, maszyny i urządzenia,

• innych nośników energii wykorzystywanych w zakładach.

Źródłem tych informacji mogą być faktury, zestawienia księgowe, karty paliwowe, raporty techniczne, systemy zarządzania energią lub dane otrzymane od zarządcy budynku.

Dane dotyczące transportu

W firmach produkcyjnych transport może stanowić istotną część całkowitego śladu węglowego.

W zależności od zakresu projektu analizie mogą podlegać między innymi:

• dostawy surowców i materiałów,

• transport gotowych produktów do klientów,

• przewozy pomiędzy zakładami,

• transport realizowany własnymi pojazdami,

• usługi świadczone przez zewnętrznych przewoźników.

Dane transportowe często znajdują się w kilku miejscach jednocześnie: w logistyce, zakupach, księgowości, systemie ERP lub bezpośrednio u przewoźników. Dlatego sposób ich zebrania należy ustalić indywidualnie.

Dane dotyczące zakupionych materiałów i usług

W wielu firmach produkcyjnych największa część emisji jest związana nie z energią zużywaną w zakładzie, ale z produkcją kupowanych surowców, materiałów, półproduktów i opakowań.

Do obliczeń najczęściej są potrzebne dane dotyczące:

• rodzaju kupowanych materiałów,

• ich ilości lub masy,

• zakupionych półproduktów,

• opakowań,

• wybranych usług,

• informacji pochodzących od dostawców.

Najczęściej wykorzystuje się dane z systemów zakupowych, magazynowych i księgowych. W wielu przypadkach, konieczne jest również pozyskanie dodatkowych informacji bezpośrednio od dostawców. 

GreenHelp pomaga określić, jakich danych należy od nich oczekiwać i w jaki sposób je zweryfikować.

Odpady, podróże służbowe i pozostałe obszary

W zależności od wyników analizy istotności raport może obejmować również:

• odpady powstające w zakładach,

• podróże służbowe,

• dojazdy pracowników,

• użytkowanie wynajmowanych obiektów,

• zakupione usługi,

• inne źródła emisji charakterystyczne dla działalności firmy.

Nie każda kategoria będzie istotna w każdej organizacji. Dlatego nie stosuje się jednego, identycznego zakresu dla wszystkich przedsiębiorstw.

Rolą wykonawcy jest prawidłowe określenie, które obszary należy uwzględnić i jakie dane będą potrzebne do ich rzetelnego obliczenia.

Gdzie najczęściej znajdujemy potrzebne dane?

Dane do obliczenia śladu węglowego zwykle znajdujemy w kilku różnych działach i systemach - od zakupów, kadr, finansów po dział sprzętu itp.

Osoba koordynująca projekt po stronie klienta nie musi posiadać wszystkich tych informacji. Powinna jednak być w stanie zebrać niezbędne dane poprzez kontakt z osobami odpowiedzialnymi za poszczególne obszary w firmie.

Co zrobić, jeżeli obawiasz się o jakość danych?

Obawa o jakość danych jest jedną z najczęstszych wątpliwości firm rozpoczynających pierwszy projekt.

Nie trzeba jednak samodzielnie oceniać, czy posiadane zestawienia są wystarczające ani w jaki sposób należy je przygotować.

Dzięki doświadczeniu GreenHelp pomagamy:

• zidentyfikować właściwe źródła informacji,

• określić wymagany poziom szczegółowości,

• ujednolicić zakresy i jednostki,

• sprawdzić kompletność zestawień,

• wyjaśnić rozbieżności,

• pozyskać potrzebne informacje od dostawców, przewoźników, zarządców obiektów lub klientów,

• uporządkować dane w sposób umożliwiający ich późniejszą weryfikację.

Celem jest przygotowanie obliczeń zgodnych z przyjętą metodologią, opartych na rzetelnych danych i możliwych do prześledzenia oraz audytowania.

Jak przygotować firmę do zbierania danych?

Najskuteczniejszym rozwiązaniem jest przygotowanie procesu wspólnie z GreenHelp.

Po spotkaniu otwierającym i analizie istotności:

• określamy źródła emisji objęte projektem,

• przygotowujemy listę wymaganych danych,

• wskazujemy, w jakim formacie powinny zostać przekazane,

• identyfikujemy informacje, które trzeba pozyskać od dostawców, przewoźników, klientów lub innych podmiotów,

• przygotowujemy pisma do dostawcó

• sprawdzamy kompletność i spójność otrzymanych zestawień,

• wyjaśniamy ewentualne rozbieżności przed rozpoczęciem finalnych obliczeń.

Dzięki temu klient nie musi samodzielnie projektować całego procesu ani zastanawiać się, czy zebrał właściwe informacje.

Jak wygląda zbieranie danych w GreenHelp?

GreenHelp prowadzi klienta przez cały proces zbierania i weryfikowania danych.

Po ustaleniu zakresu przekazujemy dopasowaną listę informacji, wyjaśniamy wymagania poszczególnym osobom i na bieżąco odpowiadamy na pytania.

Jeżeli część danych znajduje się poza organizacją, pomagamy przygotować zapytania do dostawców, przewoźników, zarządców obiektów lub klientów. Następnie analizujemy otrzymane materiały, sprawdzamy ich zakres i wskazujemy, czy potrzebne są dodatkowe informacje.

Dzięki temu proces jest uporządkowany, a zaangażowani pracownicy wiedzą dokładnie, czego się od nich oczekuje.

Najczęściej zadawane pytania

Czy trzeba przekazywać wszystkie faktury?

Nie koniecznie. W wielu obszarach wystarczające są prawidłowo przygotowane zestawienia zbiorcze. Dokumenty źródłowe mogą być jednak potrzebne do potwierdzenia wybranych danych lub sprawdzenia ich zakresu.

Czy GreenHelp pomaga w pozyskaniu danych od dostawców?

Tak. Dane zewnętrzne są potrzebne niemal w każdym projekcie - pomagamy określić ich zakres oraz przygotować odpowiednie zapytania do dostawców, przewoźników lub innych partnerów biznesowych.

Czy dane finansowe wystarczą do obliczenia śladu węglowego?

Zależy to od analizowanego obszaru. W wielu przypadkach bardziej precyzyjne są dane fizyczne, takie jak kilowatogodziny energii, litry paliwa, kilogramy materiałów czy masa przewożonych produktów. Dobór właściwego rodzaju danych jest częścią projektu.

Czy pierwszy raport wymaga dużego zaangażowania firmy?

Pierwszy projekt wymaga ustalenia źródeł danych i zaangażowania kilku osób z różnych działów. Jeżeli proces zostanie właściwie przygotowany, kolejne aktualizacje są zwykle znacznie prostsze i mogą być realizowane według wypracowanego standardu.

Podsumowanie

Do obliczenia śladu węglowego firmy potrzebne są dane dotyczące rzeczywistego funkcjonowania organizacji: energii, paliw, materiałów, transportu, odpadów, podróży służbowych i innych istotnych obszarów.

Nie oznacza to jednak, że każda firma powinna zbierać taki sam zestaw informacji.

Punktem wyjścia jest spotkanie otwierające i analiza istotności, które pozwalają określić właściwy zakres projektu. Następnie należy przygotować dopasowaną listę danych, wskazać ich właścicieli oraz zweryfikować kompletność i spójność otrzymanych informacji.

Jeżeli obawiasz się, że dane w Twojej firmie są rozproszone lub trudno dostępne, skontaktuj się z GreenHelp. Pomożemy określić, czego rzeczywiście potrzebujesz, pomożemy przeprowadzić proces zbierania danych (również od dostawców i partnerów biznesowych) oraz przygotujemy rzetelne, zgodne z metodologią i audytowalne obliczenia śladu węglowego.

Zacznij liczyć

Ślad węglowy.

ZOSTWA SWÓJ KONTAKT - odezwiemy się